Quando realizado de maneira correta, o controle de estoque pode reduzir bastante os custos e evitar muitos desperdícios. É possível utilizar diversas soluções e metodologias que podem ajudá-lo a alavancar suas vendas e economizar. Confira algumas delas neste artigo que preparamos sobre as principais boas práticas do controle de estoque.
Em pequenas e médias empresas o controle de estoque não pode ser negligenciado. Portanto, mesmo que o gestor acumule várias práticas administrativas, o controle de estoque não pode ficar descoberto de atenção e gestão, para que não sofra com essa falta de supervisão.
Grande parte dos ativos de uma empresa se encontra nesse departamento, e mantê-lo funcionando adequadamente nem sempre é fácil. Realizar um controle de estoque eficaz pode ser um diferencial na hora de lidar com os desafios impostos pelo mercado.
O controle eficiente de estoque permite que você tenha a quantidade certa de um item no estoque, no lugar certo na hora certa. Ele garante que o capital não seja prejudicado desnecessariamente e também ajuda a proteger a produção se surgirem problemas com a cadeia de suprimentos.
Descubra o que é controle de estoque e sua importância no cotidiano da empresa. Além disso, você poderá conhecer as principais boas práticas que irão auxiliar no melhor gerenciamento de suas mercadorias e onde encontrar mais informações sobre o assunto.
Podemos dizer que o controle de estoque é um processo de gestão empregado para supervisionar a entrada e a saída de mercadorias de uma empresa. Algumas das informações que o controle de estoque precisar ter são:
Não só para uma grande organização, fazer um controle de estoque correto é fundamental para que o empreendedor tenha uma boa gestão de todos os seus ativos.
Imagine a seguinte situação: você acabou de se tornar MEI, resolveu montar um negócio na cozinha de casa e recebe um pedido de bolo de chocolate. Ao aceitar o pedido e começar a reunir os ingredientes que deveriam constar em seu estoque, você descobre que não tem farinha de trigo e que o leite condensado para fazer o brigadeiro que iria utilizar está vencido. Isso deve ser péssimo, não é mesmo?
Por meio de boas práticas, é possível realizar um rigoroso controle de qualidade no seu estoque e fazer com que esse tipo de situação seja evitada ou, pelo menos, minimizada ao máximo. Se você vende bolos, poderá verificar com antecedência, antes de aceitar uma encomenda, a disponibilidade dos ingredientes necessários para a produção desse item.
Além disso, os segmentos que trabalham com mercadorias perecíveis carecem de atenção especial e contam com regulações próprias. A classe alimentícia, por exemplo, precisa de um controle de estoque diferenciado, assim como o estoque de produtos químicos e de medicamentos.
Tudo o que você usa para fabricar seus produtos, fornecer seus serviços e operar seu negócio pode fazer parte do seu estoque.
Existem quatro tipos principais de inventário:
O tipo de estoque pode influenciar o quanto você precisa manter.
Controle de estoque é muito diferente de uma empresa para outra. De fato, algumas só precisam de controles muito simples. Por outro lado, outras empresas trabalham com muitos produtos que precisam ser armazenados antes de serem revendidos. Neste caso, o controle é muito mais importante. Portanto, realizar uma verificação de estoque pode oferecer vários benefícios. Isso torna possível:
O controle de estoque também pode envolver não apenas a gestão física, mas também a gestão administrativa e financeira. Isso envolve correlacionar dados de computador e inventário físico feito manualmente.
Para ajudar a controlar melhor o software de controle de estoque e vendas existe. Algumas empresas ainda registram manualmente seus ativos no papel, enquanto outras controlam seu inventário usando planilhas de Excel. Ambos os métodos não são apenas não confiáveis devido ao risco de erro, mas também mais caros. A razão é que eles exigem muito tempo e recursos que poderiam ser dedicados a outras atividades.
Um sistema de gerenciamento de estoque é um software de computador projetado para auxiliar e facilitar o gerenciamento de estoque, e que responde pelos ativos físicos que uma empresa usa para atender à demanda do cliente. Para isso, o software leva em conta os insumos e saídas de produtos que ocorrem nas diferentes instalações, pontos de venda, armazéns, etc.
Assim, o software de gestão permite um gerenciamento eficiente e em tempo real de inventário para otimizar o status dos diferentes tipos de estoque, mantendo constantemente um estoque atualizado necessário para a elaboração suave dos pedidos. Da mesma forma, um estoque perfeitamente arrumado é sempre mais fácil de controlar.
Para ter um controle de estoque eficiente, é importante lançar mão de boas práticas de gestão voltadas para essa atividade. Assim, reunimos uma lista com algumas dicas que poderão ajudá-lo a melhorar o seu gerenciamento de estoque. Confira:
A utilização de padrões é a melhor maneira de manter seu estoque organizado, pois ajuda na hora de verificar falhas em seus processos de entrada e saída de mercadorias.
A palavra-chave aqui é simplicidade. Evite padrões complicados que só você entende e em nada ajudam no trabalho de todos os seus colaboradores. Uma dica é criar subdivisões dentro dos setores para lidar com as especificações dos produtos. Também é interessante inserir códigos de fácil entendimento que facilitam a busca de mercadorias dentro do estoque, como controlar o estoque por cores, por exemplo.
Além disso, é importante analisar as saídas. De nada adianta produzir ou adquirir grande quantidade de ingredientes para determinados produtos que não têm muita demanda, pois é bem provável que essas mercadorias acabem perecendo.
Além de organizar seus itens, é necessário também definir um padrão para os processos utilizados na rotina do estoque. Ao criar determinadas regras para realização de pedidos, você garante que os processos de comunicação entre os seus vendedores e estoquistas sejam mais claros e precisos.
Além de evitar desperdícios, elaborar relatórios sobre os itens do estoque permite que a rotina de trabalho e de produtividade seja otimizada ao máximo, além de evitar desperdícios.
Na gestão de um estoque é muito importante estar atento às quantidades de produtos e às matérias-primas que serão armazenadas. Para reduzir alguns custos e ainda evitar de deixar de atender a alguns pedidos, é necessário trabalhar com quantidades mínimas sempre. Esse mínimo disponível também é chamado de “ponto de pedido” e, para ter alguma ideia de quanto seria necessário para atender essa quantidade, você deve analisar questões como:
Você tem total conhecimento de todos os itens existentes dentro do seu estoque? Um ponto crucial para iniciar um bom gerenciamento é conhecer tudo o que tem armazenado em sua empresa atualmente.
Esse inventário de estoque deve conter todas as mercadorias armazenadas, suas datas de entrada e saída e o fluxo de produtos. Para o uso atenda a demanda, é preciso que você atualize esse inventário com frequência. Ele deve auxiliar na prevenção de erros futuros e será o início da política de gerenciamento de estoque na sua empresa.
Com esses dados reunidos, você consegue realizar todo o fluxo de entrada e saída de ingredientes e artigos finais. Uma forma simples de fazer esse tipo de controle é elaborar duas listas principais: uma com seus produtos e outra, incluindo o nome do fornecedor, com os itens necessários para a sua produção.
Ao lado de cada item, você precisa colocar as quantidades e atualizar esses dados sempre que utilizá-los e reabastecê-los. Acrescentar preços à sua tabela de itens por fornecedor também é uma boa prática de gestão de estoque.
Um estoque funcionando como deveria é bem gerenciado e sempre baseado no controle constante. Com toda a tecnologia que dispomos atualmente, esse controle não precisa mais ser feito por meio de livros ou fichas e você nem precisa investir muito para ter acesso a uma ferramenta moderna como essas.
Você pode procurar por um software de gestão de estoque que atenda as suas necessidades, uma solução eficiente para controlar constantemente seus insumos. Por meio de planilhas de Excel e aplicativos de controle de estoque, também é possível realizar uma boa administração de tais recursos.
O custo de um sistema como esse pode ficar ainda menor ao optar por soluções de computação em nuvem, que não necessitam de um infraestrutura de TI local complexa para serem utilizadas.
Com um bom plano de internet empresarial e um computador é possível utilizar sistemas capazes de dar conta de todo o estoque. Caso prefira utilizar aplicativos de gestão, você também consegue controlar todo o seu estoque utilizando apenas um smartphone.
A gestão de estoques é uma parte crucial da rentabilidade de uma empresa, mas muitas pequenas empresas não praticam uma boa gestão quando se trata dos itens que vendem. Algumas empresas têm estoques muito baixos, incapazes de atender às expectativas dos clientes, fornecendo produtos suficientes disponíveis.
Categorizar seu inventário em grupos prioritários pode ajudá-lo a entender quais itens você precisa encomendar em maiores quantidades e com mais frequência.
Certifique-se de manter as informações do produto. Essas informações devem incluir dados de código de barras, fornecedores, países de origem e números de lotes. Você também pode considerar o acompanhamento do custo de cada item ao longo do tempo para descobrir quais fatores podem alterar o custo, como escassez e sazonalidade.
Algumas empresas realizam um inventário completo uma vez por ano. Outros fazem verificações mensais, semanais ou até mesmo de forma diária de seus itens mais importantes. Muitos fazem tudo isso de uma vez. Não importa quantas vezes você faça isso, faça com que seja um ponto de importância, contando fisicamente seu inventário regularmente para ter certeza de que ele corresponde ao que você pensa que tem.
Um fornecedor não confiável pode causar problemas para o seu estique. Se você tem um fornecedor que tem o hábito de atrasar entregas ou frequentemente deixar de entregar um pedido, é preciso agir. Discuta essas questões com seu fornecedor e descubra qual é o problema.
Você precisa entender, diariamente, quais itens você vendeu e quantos, e atualizar seus totais no estoque. Mas além disso, você terá que analisar esses dados. Saber quando certos itens vendem mais rápido ou não e se isso é sazonal também é algo que se deve analisar.
Existe um dia específico da semana em que você vende certos itens? Alguns itens quase sempre vendem juntos? Entender não apenas os totais de vendas, mas também o quadro maior de como os itens vendem é importante para manter seu estoque sobre controle.
Alguns fornecedores se oferecem para fazer os reabastecimentos de estoque para você. À primeira vista, isso parece uma coisa boa, você economiza pessoal e tempo deixando outra pessoa lidar com o processo por pelo menos alguns de seus itens.
Mas lembre-se que seus vendedores não têm as mesmas prioridades que você. Eles estão procurando vender seus itens, enquanto você está procurando estocar os itens mais rentáveis para o seu negócio. Aproveite para verificar o estoque e solicitar a reposição de todos os seus itens você mesmo.
Alguns métodos para o controle de estoque podem ser utilizados em combinação com as boas práticas com o intuito de otimizar essa tarefa.
PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai). O primeiro que entra é o primeiro que sai. Esse modelo de gestão é utilizado principalmente com gêneros alimentícios, como o exemplo do bolo de chocolate, que tem prazo de validade curto. Fazendo esse controle, os ingredientes que estão armazenados há mais tempo saem antes, evitando desperdícios e prejuízos.
O último a entrar é o primeiro a sair. Essa metodologia é aplicada a produtos que não contam com prazo de validade e têm pouca rotatividade no estoque. Assim, por questão de logística, os últimos itens adquiridos podem sair primeiro.
Aqui, o primeiro a vencer será o primeiro a sair. Esse modelo é utilizado para produtos com vida útil muito curta, como laticínios, que estragam rapidamente e têm alto giro no estoque.
Uma boa dica é manter um bom relacionamento com seus fornecedores, inclusive, com troca de informações online para facilitar a sua gestão de estoque. E lembre-se: evite realizar compras em excesso de produtos alimentícios ou qualquer outro item perecível.
O controle de estoque, quando realizado de maneira correta, pode reduzir bastante os custos em sua empresa, evitando desperdícios. Existem diversas outras soluções e metodologias que podem ajudá-lo a alavancar suas vendas e economizar.
