Para que uma empresa fique em funcionamento e gere receita, ela precisa de certas operações e processos, muitas vezes rotineiros, mas essenciais para manter tudo sobre controle.
No entanto, graças aos avanços tecnológicos, agora é possível ter um sistema de planejamento de recursos corporativos que faça tudo isso de forma fácil e econômica. Descubra neste artigo o que é um ERP, para que serve e como ele pode ajudar as empresas.
Quando as planilhas de Excel já não são mais o suficiente para dar andamento adequado às análises e operações, automatizar os processos internos pode melhorar o fluxo de comunicação, diminuir o retrabalho e garantir a tomada de decisão baseada em informações confiáveis.
Com o aumento das demandas e da complexidade dos processos, esses problemas começam a fazer parte do dia a dia do gestor, mas que solução poderia sanar essa questão? Se você já conhece os sistemas ERP e tem vontade de implementá-los, saiba que eles estão cada vez mais acessíveis para a sua empresa.
O sistema Enterprise Resource Planning, também conhecido pela sigla ERP, pode ser traduzido para Sistema Integrado de Gestão Corporativa. Como o próprio nome sugere, o programa é responsável por reunir as informações e processos da empresa em um único local, a fim de apoiar as decisões dos gestores.
Essa ferramenta ganhou força a partir da década de 90, com o aprimoramento das formas de comunicação entre computadores. O objetivo era melhorar a gestão empresarial por meio da troca de informações entre departamentos.
Atualmente, a tecnologia ERP pode ser aliada a softwares de Business Intelligence, comércio eletrônico e automação de vendas e de marketing. Além disso, com o desenvolvimento da cloud computing (computação em nuvem), a atualização do ERP tornou-se muito mais rápida e acessível para empresas de portes variados.
O uso de um ERP dentro de sua empresa facilita a organização de todos os processos de acordo com os recursos disponíveis, a fim de reduzir custos e aumentar a receita, sem perder de vista o relacionamento com seus clientes.
Os aplicativos ERP permitem centralizar informações em tempo real e disponibilizá-la a todos os departamentos relevantes rapidamente. Isso é extremamente útil porque simplifica tarefas, reduz custos operacionais e evita desperdício de tempo com papelada ou outros tipos de documentos como parte dos procedimentos tradicionais da sua empresa.
Uma vez instalado o ERP em sua empresa, o próximo passo será unificar todos os dados dos diferentes departamentos, seja finanças, produção, estoque, distribuição ou outros, a fim de facilitar o fluxo no sistema digital.
Em resumo, pode-se dizer que a implementação do software ERP é necessária para resolver os problemas operacionais que muitas vezes surgem nas empresas e para os quais a solução já é conhecida e pode ser aplicada de forma precisa e rápida.
Quando a empresa está enfrentando um problema, é imprescindível tomar decisões oportunas rapidamente e para isso, o erp é vital, pois você terá todas as informações classificadas e organizadas instantaneamente, para que você possa dar uma olhada nela antes de decidir o que fazer para corrigir o problema.
A partir da centralização das informações, o software consolida os números de todos os departamentos da empresa, como marketing, vendas, contabilidade, recursos humanos, além de gestão de estoques e fluxo de caixa. Sem um ERP, tais indicadores ficariam isolados em cada área, ocasionando dificuldades para gerar relatórios e embasar o fluxo de decisão dos administradores.
Assim, a integração que resulta da adoção do ERP possibilita que a empresa tenha controle total de seus processos. O resultado, como veremos ao longo deste post, é o aperfeiçoamento de processos internos, com o aumento da produtividade e a redução de despesas.
A otimização do fluxo de trabalho, oportunizada pelo ERP, promove vantagens relevantes para o aumento da competitividade da empresa. Entenda:
Manter a atualização de planilhas ou de sistemas isolados por áreas gera diversos problemas: falhas humanas, retrabalho e dificuldade para consulta de informações são alguns exemplos. A introdução do sistema ERP elimina essas adversidades ao modernizar o fluxo de processos da empresa.
Imagine um vendedor que acaba de fechar um pedido com o cliente. Ao cadastrar as informações no ERP, é iniciada uma série de ações automáticas que darão continuidade ao processo.
A área administrativa receberá o alerta para emitir a nota fiscal e os boletos para pagamento. Enquanto isso, outro setor já pode preparar a mercadoria para envio. Se o estoque estiver em baixa, o departamento de compras providenciará a reposição.
A ausência de um sistema ERP implicaria na atualização manual de tabelas e trocas de uma série de e-mails, aumentando as chances de erro e tempo de execução do processo. E, como sabemos, tempo é dinheiro, afinal de contas, quanto mais tempo você demora para entregar ao cliente final, mais demora para receber seu pagamento e diminui progressivamente as chances de fazer negócio novamente.
Ao automatizar processos, reduzir falhas e aumentar a confiabilidade de indicadores e relatórios, os gestores conseguem aumentar o foco em soluções que tornem o negócio cada vez mais competitivo. Assim, a eficiência operacional produzida pelo sistema ERP resulta em redução de custos para empresa.
Em outra esfera, a integração entre setores e a diminuição de trabalhos burocráticos permitem a alocação de mão de obra em atividades importantes, minimizando as despesas com essas tarefas.
Com as ferramentas disponibilizadas pelo ERP, a empresa consegue planejar com exatidão o seu ciclo produtivo. A melhoria dos resultados surge por meio da gestão detalhada de todas as fases da operação: planejamento, controle e monitoramento.
O sistema permite, assim, que a organização esteja preparada para fornecer respostas imediatas a problemas que possam surgir no decorrer da administração do negócio. A vantagem para gestores é a maior facilidade para determinar quais áreas precisam de investimentos ou cortes de custos, identificação de gargalos na produção, dentre outros processos.
Pensar que o ERP pode ser aplicado apenas em grandes empresas é um grande erro. Na verdade, pequenos e médios negócios podem se beneficiar – e muito – com a introdução dessa tecnologia.
Existem versões simplificadas e de valor reduzido que foram desenvolvidas justamente para auxiliar organizações menores. Além disso, como a instalação do ERP é feita em módulos, é possível escolher aqueles que melhor se encaixam na realidade do negócio.
Este é hoje o principal obstáculo encontrado pelas empresas que desejam integrar um ERP: o custo. Na verdade, não só o custo de licenciamento de um sistema de planejamento de recursos corporativos é o principal obstáculo, mas também:
Os ERPs dizem respeito a vários departamentos da empresa. Os CRMs dizem respeito à otimização das vendas.
Se você tem interesse em implementar o sistema em sua empresa, saiba que ele pode vir em diferentes formatos. Confira a lista abaixo e veja qual pode se encaixar melhor ao seu negócio:
O sistema ERP, portanto, tem como objetivo principal integrar as informações de diferentes departamentos da empresa em um único local. Assim, a organização tem uma visão geral do andamento do negócio, o que aumenta as chances de acerto na hora da tomada de decisão, já que é as análises são feitas com embasamento de forma muito mais segura e consistente.
Entre as vantagens que o sistema ERP oportuniza para a empresa, estão a modernização dos processos internos, com queda significativa de erros e retrabalho; a redução de despesas e o aumento do controle de produção.
Esses benefícios não são exclusivos a grandes negócios. Com o desenvolvimento da tecnologia, existem, hoje, ERPs totalmente customizáveis, capazes de se adaptar à realidade de empresas de qualquer porte.
