Em um mundo globalizado onde a força de trabalho está se tornando móvel, e as tecnologias de comunicação estão aumentando constantemente, as chamadas em conferência onde três ou mais pessoas se comunicam entre si de diferentes partes ao redor do mundo tornaram-se uma ferramenta de trabalho indispensável.
A tecnologia e o acesso globalizado à internet trouxeram para as empresas possibilidade de realizar reuniões online, tornando o processo de discussões, brainstorming e mesmo de decisões mais ágil. Saiba como tirar o melhor proveito de suas conference calls.
Este artigo explicará como funciona, o que é e como se preparar corretamente para você tirar o melhor proveito de suas conference calls.
Um dos benefícios que a tecnologia e o acesso globalizado à internet trouxeram para as empresas foi a possibilidade de realizar reuniões online por meio de plataformas planejadas especificamente para este fim.
As reuniões virtuais, ou conference calls, podem utilizar recursos audiovisuais, como no caso das videoconferências, em que você vê e fala com seu interlocutor; ou apenas voz e texto. Em ambos os casos, as salas permitem a presença de diversos participantes que podem interagir entre si.
Esse tipo de tecnologia pode ser de grande auxílio para a mobilidade de toda a sua equipe. Com ela, o colaborador, clientes e fornecedores não precisam se deslocar até um local físico e tudo pode ser feito via call. Assim, é possível falar com qualquer um dos players de qualquer lugar do mundo e a qualquer hora, basta uma boa conexão com a internet e um dispositivo.
A evolução da tecnologia foi responsável por diversas mudanças no mundo empresarial. E uma das novidades foi a conference call, que revolucionou a maneira como as reuniões são realizadas. Com ela, não é mais necessário que todas as pessoas estejam no mesmo local ao mesmo tempo. Os participantes de uma conference call podem se reunir numa sala online e conversar.
Como toda mudança, essa também pode trazer certa dificuldade de organização no início de sua implantação. Para que você possa ter sucesso ao adotar esse formato de reunião virtual e torná-la produtiva, reunimos algumas dicas interessantes que irão ajudá-lo no processo de adaptação, mas, primeiro, vamos falar um pouco sobre conference call. Siga conosco e boa leitura!
Como todo novo paradigma, no início a teleconferência pode apresentar certas dificuldades de adaptação, porém os benefícios e facilidades desse recurso são muitos e vale à pena se preparar e buscar tirar o máximo de produtividade que essa solução pode entregar para o seu negócio. Confira algumas dicas para que você arrase em sua próxima reunião online.
É comum que reuniões aconteçam sem que seus participantes saibam muito bem o que será discutido ali ou mesmo qual é a razão de estarem se reunindo. Resultado: pode ocorrer muito tempo perdido e poucas soluções encontradas.
Para isso, crie uma pauta para que vocês não percam o foco da discussão. Ela deve ser clara, enxuta e objetiva e deverá ser enviada a todos os participantes anteriormente, para que tenham conhecimento dos assuntos a serem tratados e se prepararem para tal.
Com uma pauta em mãos e um objetivo claro sobre a necessidade da conference call e quais os pontos devem ser abordados, a dinâmica da conversa torna-se mais produtiva, principalmente quando marcadas com antecedência. Desta forma, os participantes podem se preparar adequadamente para os temas, trazendo soluções eficazes para os problemas a serem resolvidos.
Independentemente da prioridade dos assuntos a serem tratados, tenha certeza de que todos sejam avisados em tempo hábil para que se programem e estejam disponíveis para a reunião virtual na data e horário marcados.
Quanto maior a lista de participantes em uma teleconferência, maior o tempo necessário para satisfazer a carência de todos por informação, resultando em perda de tempo. Assim, uma lista enxuta de convidados torna a reunião mais dinâmica e produtiva.
Busque dividir os assuntos por uma determinada área e distribua convites para os principais interessados e responsáveis por cada assunto. Desta maneira, você poderá realizar um número maior de encontros, porém muito mais produtivos e menos desgastantes.
Existem diversas soluções para a realização de teleconferências que podem ser utilizadas por você quanto quiser marcar uma reunião online. Dentre as principais ferramentas do mercado estão: Hangouts, Microsoft Teams, Zoom e WeBex.
Para escolher o melhor sistema para as suas necessidades você pode realizar uma avaliação de fatores essenciais, como: as funcionalidades ofertadas por cada solução, quais são suas demandas, opções de suporte, capacidade da sala de conferência, etc.
Busque sempre pela ferramenta mais simples e prática, pois é preciso ter em mente que os participantes também terão acesso à solução e devem possui nenhum ou mínimo de conhecimento sobre ela.
Essa dica vale para todos que participarão da reunião online. Muitas vezes, você poderá estar em casa, em um ambiente mais relaxado, porém, em nenhum momento deve se esquecer de que se trata de um encontro profissional e, sendo assim, deve agir como tal.
Para uma tele ou vídeo conferência bem-sucedida algumas medidas devem ser tomadas para seu bom andamento. Tenha cuidado com a maneira como se veste, não consuma alimentos durante a call, pois pode causar ruídos no microfone, peça a palavra quando quiser compartilhar alguma informação e tenha cuidado com sons externos, como animais e crianças.
Deixamos para apresentar a dica mais simples e importante por último: para a realização de uma reunião online de excelência é necessário, acima de tudo, uma boa conexão com a internet, afinal de contas, você não vai querer ser surpreendido durante o fechamento de um grande negócio por um congelamento de tela devido à queda de sinal da internet, não é mesmo?
O fluxo contínuo das interações é o que determina o sucesso de uma conference call e, para isso, sua internet e a dos outros participantes deve ser excelente e não apresentar falhas recorrentes. Situações como essa podem até mesmo inviabilizar a ocorrência da reunião.
Além disso, uma oferta de telefonia de dados móveis de qualidade permite que seus colaboradores tenham maior mobilidade e disponibilidade para participar de videoconferências de qualquer lugar, sem depender de infraestruturas locais de internet.
