O ciclo PDCA é uma estratégia interativa de resolução de problemas que envolve melhorar processos e implementar mudanças. O ciclo PDCA é um método de melhoria contínua. Se você deseja entrar na era da gestão pela qualidade total, pode acompanhar o artigo a seguir.
Ele se ampara nas seguintes etapas: Planejar, Fazer, Verificar e Agir (Plan, Do, Check e Act).
Graças aos avanços tecnológicos, as operações comerciais tornaram-se ainda mais complexas. As empresas mergulharam na realidade dos projetos, abrindo-se, cada vez mais, a profissionais autônomos, oriundos de diferentes contextos, a fim de alcançar soluções mais inclusivas e otimizadas.
Nesse sentido, tornou-se primordial adotar um método que permita organizar, prevenir perdas, reduzir custos e melhorar os ganhos da empresa, contexto bastante frutífero para a disseminação do ciclo PDCA.
Quer entender como o PDCA pode beneficiar o seu negócio e como ele funciona? Continue a leitura!
Popularizado pelo professor William E. Deming, pioneiro do controle de qualidade através das estatísticas, o ciclo PDCA é uma metodologia estratégica utilizado na indústria japonesa para alcançar eficácia e melhorias contínuas nos processos das empresas, com o objetivo de conquistar a satisfação dos clientes e colaboradores, reduzir custos e, consequentemente, ampliar os lucros.
Para isso, ela se baseia nos quatro verbos que compõem a sigla: Planejar, Fazer, Verificar e Agir (Plan, Do, Check e Act). Cada um deles compõe uma etapa diferente do projeto.
Essa metodologia tem mostrado uma série de benefícios para diferentes segmentos e portes. Antes de realizar um ciclo PDCA, você precisa escolher um dos processos básicos da sua empresa, como vendas, fabricação de produtos, prestação de serviços, etc.
Depois de escolher o procedimento a ser estudado, você deve analisar os indicadores que medem o sucesso ou o fracasso das suas técnicas.
O ciclo PDCA é projetado para agir contra gargalos do processo. Então, ao fazer sua escolha, tente levar em conta aquele que está mais emperrado. Algumas dicas podem ajudá-lo nessa tarefa. Confira o próximo tópico.
Desperdícios
A eficiência de um processo pode ser mensurada pelos desperdícios gerados em cada etapa. Entender quando essas perdas ocorrem e quais são os possíveis gargalos que causam esse efeito é uma possibilidade de aplicação do loop PDCA.
Perda de tempo
Alguns processos, como o fechamento contábil, não possuem transições entre etapas, mas os prazos devem ser cumpridos dentro do cronograma da organização. É o caso do fechamento contábil.
Nesses casos, você pode identificar gargalos a partir da duração de cada etapa. Por exemplo, se a equipe financeira gasta muito tempo tentando identificar contas de outras áreas, o ciclo PDCA pode melhorar o diálogo entre esses setores.
Agora que você entende a necessidade de parâmetros para identificar os diferentes obstáculos, é hora de aprender como proceder em cada etapa do PDCA.
Planejamento (“Plan”)
A primeira etapa do ciclo PDCA consiste em elaborar um plano para eliminar gargalos. Para identificar esses problemas, você precisa definir o que deseja alcançar para sua empresa e para processos em questão.
Com essas expectativas claras no momento inicial da gestão do problema, você consegue mais precisão, continuidade e coerência na sua visão do todo. O planejamento pode definir mudanças de procedimento, nas equipes deslocadas para essa atividade e nas ferramentas aplicadas.
Especialistas indicam que você inicie o processo em menor escala, realizando testes para verificar efeitos. Ou seja, na etapa de planejamento, você precisa conceber a prototipagem da sua solução.
Se você leu sobre o Design Thinking e o Lean Startup — que prega a criação ágil de protótipos —, já deve ter notado que o PDCA se alinha bastante com essas duas metodologias!
Os estudos sobre a experiência do usuário (UX) também cabem aqui, pois, muito além de supor, você precisa se basear nas experiências práticas de seus colaboradores, fornecedores e clientes para encontrar resoluções eficientes.
Execução (“Do”)
Essa é a etapa em que a equipe envolvida na metodologia PDCA mais coloca “a mão na massa”. Aqui, você deve executar os planos definidos na primeira etapa.
É primordial que a execução inclua uma coleta de dados cuidadosa. Afinal, essas informações serão aplicadas em todas as etapas restantes.
Verificação (“Check”)
É hora de estudar os dados coletados na segunda etapa. Você pode fazer uma comparação entre o que foi obtido e o que foi planejado, considerando as particularidades do ambiente e a maneira como tudo foi executado. Diferenças positivas e negativas devem ser levadas em conta, de modo que todo o processo possa ser analisado de maneira crítica.
Ação (“Act”)
Nesta última etapa, você deve tomar todas as medidas cabíveis para corrigir o seu planejamento, bem como as distorções que desviaram os resultados das metas estabelecidas na primeira fase.
Em alguns casos, não há o que ser aperfeiçoado. Nessas situações, você pode detalhar mais a sua metodologia, propondo melhorias.
Aceitando que o ciclo funcionou e amenizou gargalos, as mudanças devem ser implementadas e enraizadas na cultura da empresa.
Contudo, se os planos propostos não resolveram os gargalos, é possível que tenham ocorrido erros no diagnóstico do problema. Especialistas recomendam a repetição do ciclo PDCA, lançando o foco sobre o mesmo processo. Se a sua equipe acredita que ele está maduro o suficiente, faça novos estudos sobre a situação.
O PDCA é aplicado, com frequência, na gestão de riscos. Por ser uma metodologia construída sobre a relevância do planejamento, diversas possibilidades de erros são apontadas logo na primeira etapa do ciclo. Isso permite que cenários e respostas sejam considerados, tornando as equipes preparadas para as mais inusitadas situações.
Para quem quer ter maior controle e produtividade, a automatização é o caminho certo. A documentação de processos permite que você discuta com as pessoas como a empresa trabalha, quais são as responsabilidades dos colaboradores e os recursos disponíveis.
Observa-se que por falhas de comunicação entre as equipes, muitos funcionários não entendem os processos diagramados e por que cumpri-los de determinada forma. Por isso, o ciclo PDCA, aliado a aplicativos e ferramentas de gestão, melhora o diálogo entre os setores e automatiza as operações do seu negócio.
Com um diagnóstico mais atento sobre os problemas de seu processo produtivo, fica mais fácil conduzir uma gestão transparente, tanto diante dos colaboradores quanto dos sócios de sua empresa.
Seja em grandes ou em pequenos negócios, o ciclo PDCA deve melhorar o fluxo dos processos, o diálogo entre as equipes e diagnóstico de problemas, trazendo melhorias que podem tornar a sua empresa mais atraente e competitiva.
