Nos dias de hoje, o tempo parece passar mais rápido e tudo parece acontecer ao mesmo tempo. Ainda que estejamos antenados e conectados por todos os instantes do dia, o tempo não rende tanto quanto nós gostaríamos.
Até parece que as horas voam e, de vez em quando, nós temos aquela impressão de que nada foi realizado. Um minuto vale bastante e percebemos que é preciso organizar as atividades de modo a executar todas as tarefas propostas.
No entanto, não precisa ser assim! É possível mudar tudo isso com algumas simples atitudes. Para que seu tempo renda mais, com o mesmo foco e produtividade, você pode conferir várias dicas sobre como aproveitar o tempo.
Uma das chaves para a produtividade pessoal está na capacidade de se manter focado em uma tarefa e apenas uma, sem se distrair com o ambiente.
As agendas são companheiras inseparáveis de quem alcança o sucesso! E não importa se ela é de papel ou eletrônica, use a que funcionar melhor para você (vale testar ambas). Isso porque, é fundamental possuir tudo anotado em algum lugar para não pular nenhuma tarefa diária. Nem as mais simples como responder e-mails ou a pausa para um café.
Ao livrar-se da preocupação com a sua memória, você será mais produtivo. Mas não adianta só comprar a agenda, é preciso usá-la! E mais uma dica: ao fazer suas anotações, prefira o lápis e a borracha à caneta. Com isso, sua agenda ficará mais limpa e organizada, além de nada rasurada, devido aos borrões de tinta de caneta.
Nada de preguiça! No final de cada dia, faça o planejamento de todos os seus compromissos do dia seguinte. Anote tudo em seu devido horário e sinalize as tarefas mais importantes. Pergunte-se se determinada atividade deve, realmente, ser feita naquele dia e se você vai executá-la ou se outra pessoa pode realizar em seu lugar.
Programe, também, qual será o tempo necessário para fazer cada atividade. Isso impede que você se programe para cumprir mais compromissos do que consegue executar. Planos e a agenda devem sempre ser revistos e, quando necessário, reformulados. Enquanto uns surgem, outros são adiados e alguns cancelados.
E não se culpe se não conseguir realizar suas tarefas diárias de imediato. No início, isso é um aprendizado e, aos poucos, será mais simples encaixar todas as atividades em seus horários.
Quando fizer seu planejamento, dê prioridade às tarefas fundamentais e sempre comece o dia com elas. Dessa forma, você evitará deixar de realizar o que for essencial. Quando as atividades forem extensas, tente dividi-las em tarefas menores ou transfira para o dia seguinte. Se elas forem urgentes, considere reagendar alguma outra atividade que demande mais tempo.
Na era digital, é quase impossível evitar as distrações – como as redes sociais e os aplicativos de mensagens, por exemplo. Elas estão bem ali, na palma da sua mão, em seu smartphone. Mas os empreendedores precisam fazer seu tempo render mais para aumentar a produtividade sem perder o foco.
Assim, ainda que você seja organizado, se não eliminar do seu dia as fontes que te distraem, incluindo as redes sociais, será mais difícil manter o foco.
Porém, reserve um tempo para fazer seu networking nas redes sociais mais importantes para o seu negócio. Mas deixe para ver postagens dos amigos apenas em momentos breves e específicos.
Medir o seu tempo gasto com cada tarefa pode parecer exagero, mas fará descobrir o prazo que levará com cada atividade. Com isso, você estima eventuais desvios e ainda apura se gasta demasiadamente seu tempo com coisas que, em geral, são feitas mais rapidamente. Ou o contrário, se precisa separar mais tempo para algumas atividades mais demoradas. A partir disso você pode reorganizar suas tarefas segundo o tempo gasto com cada uma delas.
Aprenda a delegar tarefas, sempre estabelecendo objetivos claros. Seja no ambiente profissional ou no familiar, aprenda a delegar tarefas. Identifique as potencialidades das pessoas em quem você pode confiar e atribua tarefas a elas. Se você for empresário ou gestor, delegue de maneira consciente e sempre informando o prazo de conclusão que você espera para aquela atividade.
Sabe aquele momento de maior produtividade e que, alguém o aborda com uma piada? Pois é! Esse é um grande ladrão de tempo. Muitas vezes, você pode demorar para conseguir se concentrar novamente após ser solicitado repentinamente.
Isso é muito contraproducente. Por isso, aprenda a dizer de maneira educada que não pode ser interrompido. Para ficar mais fácil, pense que ninguém pode estar disponível o tempo todo.
Não tenho tempo nem para um café! Essa expressão é muito comum e já deve ter saído da sua boca em algum momento da sua vida. Ou é provável que já tenha ouvido alguém falar isso também. A partir de agora, pare de pronunciá-la e destine em seu planejamento alguns minutos para algumas coisas pessoais muito importantes.
Separe na agenda momentos para fazer uma pausa para beber um café, tomar água, ir ao banheiro, esticar e alongar o corpo e, até mesmo, para fazer meditação. Esses pequenos intervalos servem para recarregar as energias. Você verá que, após essas paradas estratégicas, seu rendimento irá melhorar.
Infelizmente, há dias que nem tudo sai como o planejado e o tempo na sala de espera do médico ou na fila do supermercado parece empatar nossas tarefas. Aproveite, também, o “tempo perdido” verificando a agenda, anotando as tarefas do dia seguinte, fazendo contatos via aplicativos de mensagens. Esse tempo também pode ser usado para se informar melhor e para estudar.
Aproveite bem essas dicas em seu dia a dia e você verá que ele será muito mais proveitoso. No começo poderá ser difícil (ou trabalhoso) aplicá-las, mas com o tempo, essas atitudes ficarão intuitivas e você se perguntará como conseguiu viver sem elas. Isso porque, tudo será feito automaticamente e os resultados serão muito satisfatórios!
Por definição, a produtividade mede a razão entre o resultado de uma atividade produtiva (bens e serviços) e os fatores de produção utilizados para alcançar essa produção.
O aumento da produtividade é um grande desafio nos negócios, pois significa que a empresa consome menos recursos para produzir mais produtos ou serviços ao mercado. Por outro lado, os requisitos nessa área devem ser estabelecidos com medida: a corrida pela produtividade pode acabar gerando um nível significativo de estresse para alguns funcionários nas empresas.
A produtividade pode ser medida e melhorada no nível individual. Para isso, é necessário atuar nos fatores da produção, ou seja, reduzir o uso de recursos e seus custos, mas também otimizar o capital humano.
No aspecto do capital humano, ganhar concentração ao realizar uma tarefa é uma alavanca central para aumentar a produtividade. E os benefícios são múltiplos:
Em conclusão, pode-se dizer que a gestão do tempo é mais um estado de espírito do que qualquer outra coisa. Para gerenciar seu tempo de forma eficaz, priorize suas tarefas para que você saiba no que trabalhar diariamente. Agora você sabe por que é difícil manter o foco e que passos você pode tomar.
Comece cuidando de sua saúde física e necessidades emocionais, identifique o que a distrai. Acima de tudo, desenvolva hábitos produtivos que levem a rotinas eficazes para que o foco se torne a norma para você. Você tem todas as ferramentas que precisa para se concentrar no que é mais importa para você.
